Office Manager

Office Manager

Als officemanager ben jij hét aanspreekpunt voor alle praktische vragen van collega’s. Jij bent het kloppende hart van ons kantoor. Door op de hoogte te zijn van alles wat er speelt, weet jij iedereen te ondersteunen op een concrete en vlotte wijze. Daarnaast ben jij ook het eerste aanspreekpunt voor onze gasten, zowel telefonisch als fysiek. Je weet wat een hartelijke en professionele representatie inhoudt.

Houd jij ervan om in een dynamische omgeving te functioneren en weet jij structuur te creëren daar waar die ontbreekt? Ben jij een aanpakker en schroom je niet om de telefoon te pakken, maar ook niet om praktische zaken te regelen?

Jij draagt je steentje bij door de volgende werkzaamheden op te pakken:

• Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, hardcopy);
• Het digitaliseren en optimaliseren van de gehele gang van zaken;
• Het automatiseren van de veelomvattende werkzaamheden bij Wubben.Chan
• Inkoop van kantoorbenodigdheden;
• Zorgdragen voor een opgeruimd en overzichtelijk kantoor, fysiek en digitaal;
• Verantwoordelijk voor de abonnementen;
• Aanspreekpunt voor en regelen van (in overleg met directie) alle zaken met betrekking tot de huisvesting;
• Zorgdragen voor een goed agendabeheer van alle medewerkers;
• Zorgdragen voor de introductie van nieuwe medewerkers;
• Aanspreekpunt voor collega’s voor HR- en kantoorgerelateerde vragen;
• Het beheren van de verlofregistratie;
• Het verzorgen van de verzuimregistratie en het contact onderhouden met de arbodienst;
• Zorgdragen voor werkplekken die voldoen aan de daarvoor gestelde veiligheids- en gezondheidseisen en verantwoordelijk voor de ‘Risico-inventarisatie en Evaluatie’ (RIE);
• Verantwoordelijk voor voldoende gediplomeerde BHV’ers op de werkplek.

Dit heb je in huis:

• Opleiding office-management op HBO-niveau of aantoonbare meerjarige ervaring als officemanager;
• 40 uur per week beschikbaar
• Nederlands vloeiend in woord en geschrifte. Engels is een pre.
• Energieke en enthousiaste instelling
• Goede office skills.
• Je bent zeer collegiaal en communicatief vaardig;
• Je bent graag ‘de spin in het web’;
• Je bent niet vies van concreet de handen uit de mouwen steken;
• Ervaring met het digitaliseren van processen;
• Ervaring met HR.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie in een dynamisch en groeiend bedrijf;
• Ruimte om zowel jezelf als de organisatie verder te ontwikkelen;
• Een plezierige, informele werksfeer met enthousiaste collega’s;
• Marktconforme primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.