Management Assistent

Ben jij een ervaren professional met sterke organisatorische vaardigheden, thuis in managementondersteuning en op zoek naar een uitdagende spilfunctie in een internationale en dynamische omgeving? Dan is Sif de plek voor jou! Wij zijn namelijk op zoek naar een proactieve Managementassistent, ter uitbreiding van ons Executive Support Team. Dit Team ondersteunt en ontzorgt de, op beide locaties werkzaam zijnde, Directie en MT’s  in de breedste zin van het woord. 

Wat doet een Management assistant?
Als Managementassistent ben jij, samen met de Executive Assistant en de Commercial Executive, de spil van onze organisatie. Je biedt hoogwaardig secretarieel-organisatorische ondersteuning aan Directie en MT’s en bent de onmisbare steunpilaar die ontzorgt door o.a. de dagelijkse werkzaamheden te organiseren en beheren. Hierbij ondersteun je de Executive Assistant (het centrale aanspreekpunt voor de CEO, CFO en COO) .  Ook help je mee met het optimaliseren en structureren van managementondersteuning én support (vanuit o.a. Frontoffice) op beide Sif locaties. Waar de Executive Assistant vanuit locatie Roermond werkt, ga jij aan de slag op de tweede Maasvlakte. Samen creëren jullie goede en constante support, toegespitst op de eventuele wensen van de locatie, maar wel met een uniforme en professionele aanpak.

Jouw verantwoordelijkheden

• Effectief agendabeheer + mailbeheer van directie en MT, met prioriteitsbewaking voor de CEO, COO en CFO;
• Voorbereiden, plannen en notulen van afspraken en vergaderingen, inclusief verzamelen en voorbereiden van benodigde documenten, opvolgen van acties en toezien op deadlines;
• Beheren en optimaliseren van vergaderstructuur incl. jaarplanning;
• Mede organiseren van bijeenkomsten, veiligheidsdagen en werkconferenties;
• Organiseren en boeken van reizen;
• Opstellen en beheren van correspondentie en directiestukken;
• Ondersteunen van de Investor Relations Manager in administratie en verslaglegging;
• Bijhouden, beheren en waar nodig (her)inrichten van directie archief op SharePoint en MS Teams;
• Aanvragen, verzamelen, controleren en verwerken van diverse gegevens en informatie, inclusief corporate data zoals KvK- en bankinformatie;
• HR-gerelateerde zaken zoals onboarding van MT-leden, personeelsattenties en het verwerken van declaraties en urenregistraties;
• Bijdragen aan de representativiteit van Sif.

Waar kom je terecht?
Je komt terecht in het Executive Support Team waarbij je rapporteert aan de Executive Assistant. Je werkt nauw samen met de Executive Assistant en de collega’s van de Front Office. Ook  werk je samen met de Commercial Executive.In deze rol zul je tijdens je inwerkperiode (3 maanden) 2 dagen per week op onze locatie in Roermond werkzaam zijn. Een hotelovernachting behoort tot de mogelijkheden. Na je inwerktraject zal dit ongeveer 1-2 keer per maand zijn.

Wie ben jij?
Je bent ambitieus en georganiseerd, werkt gestructureerd, en hebt een scherp oog voor detail. Je hebt je sporen in vergelijkbare functies verdiend en weet als geen ander hoe je vanuit jouw supportrol kunt bijdragen aan het succes van Sif. Je krijgt energie van een dynamische werkomgeving en blijft ook rustig onder hoogspanning. Jouw werkstijl is proactief en je hebt een sterke servicegerichte instelling. Je bent doortastend, communicatief vaardig en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. 

Jij beschikt over;

• HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
• Sterke organisatorische vaardigheden en een gestructureerde werkwijze
• Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Proactieve en flexibele instelling
• Discreet en betrouwbaar 

Wat biedt SIF jou?

• Een salaris van € 3650,- tot € 5500,- bruto per maand (o.b.v. 40uur), afhankelijk van werkervaring en opleiding
• Contract voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband;
• Goede pensioenregeling;
• 25 vakantiedagen en 13 ADV dagen;
• Opleidings- en trainingsmogelijkheden;
• Een gezellig team en een leuke werkomgeving;
• Een plek waar je kan blijven doorgroeien en ontwikkelen;
• Impact op de energietransitie en duurzaamheid van Nederland en Europa;